Thực hiện Hướng dẫn số 03-HD/VPTW ngày 04/6/2021 của Văn phòng Trung ương Đảng về quản lý và sử dụng chữ ký số trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, thời gian qua, các cấp ủy, cơ quan, đơn vị trên cả nước đã tích cực triển khai áp dụng chữ ký số vào quy trình xử lý văn bản điện tử. Đây là một bước đi quan trọng, góp phần hiện thực hóa chủ trương đẩy mạnh chuyển đổi số trong Đảng, nâng cao hiệu quả, tính pháp lý và bảo mật trong công tác văn thư, lưu trữ.
Tải file PDF: Hướng dẫn 03-HD/VPTW
Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng hệ thống mật mã không đối xứng, có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay và con dấu trong môi trường điện tử. Hướng dẫn số 03 đã quy định cụ thể các nội dung về quy tắc, quy trình, thẩm quyền, trách nhiệm của tổ chức, cá nhân trong việc quản lý, sử dụng chữ ký số; đồng thời hướng dẫn việc sử dụng chữ ký số trong các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của các cơ quan đảng.
Theo đó, việc ký số được thực hiện trên văn bản điện tử đi, đến và tài liệu lưu trữ không mật. Cơ quan, tổ chức sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật để ký số văn bản phát hành; cá nhân có thẩm quyền sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật cá nhân để ký theo thẩm quyền. Bộ phận lưu trữ được giao quản lý, sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật để ký số chứng thực lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ.
Hướng dẫn cũng quy định rõ quy trình ký số đối với văn bản đi, văn bản đến, số hóa văn bản giấy sang điện tử và chuyển đổi văn bản điện tử sang giấy trong các trường hợp cần thiết. Việc ký số phải tuân thủ đúng vị trí, hình thức theo mẫu quy định, bảo đảm tính toàn vẹn và xác thực của văn bản. Đồng thời, hệ thống kỹ thuật phục vụ cho hoạt động ký số phải đáp ứng yêu cầu bảo mật, được kết nối với hệ thống chứng thực chữ ký số của Ban Cơ yếu Chính phủ và Văn phòng Trung ương Đảng.
Để việc triển khai hiệu quả, Hướng dẫn 03 phân định rõ trách nhiệm của từng đối tượng: từ các tỉnh ủy, thành ủy, cơ quan, tổ chức đảng đến cán bộ cơ yếu, cán bộ công nghệ thông tin và người có thẩm quyền ký số. Trong đó, nhấn mạnh vai trò của các cơ quan, tổ chức đảng trong việc ban hành quy định cụ thể và thường xuyên kiểm tra, đôn đốc việc sử dụng chữ ký số trong cơ quan mình.
Việc triển khai chữ ký số không chỉ giúp giảm thiểu thủ tục hành chính, rút ngắn thời gian xử lý văn bản mà còn tăng cường tính bảo mật, chính xác và minh bạch trong hoạt động của Đảng. Đây cũng là cơ sở quan trọng để tiến tới xây dựng một nền hành chính Đảng hiện đại, chuyên nghiệp, phù hợp với yêu cầu của thời kỳ chuyển đổi số quốc gia.
Trong thời gian tới, các cấp ủy, tổ chức đảng cần tiếp tục quan tâm đầu tư hạ tầng kỹ thuật, đào tạo, tập huấn đội ngũ cán bộ, nhất là cán bộ văn thư, lưu trữ, công nghệ thông tin và người ký số nhằm bảo đảm sử dụng thành thạo, đúng quy định. Đồng thời, thường xuyên rà soát, bổ sung quy trình nội bộ phù hợp với hướng dẫn của Trung ương, tạo nền tảng vững chắc để thực hiện chuyển đổi số trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng một cách đồng bộ và hiệu quả.
