Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ trong toàn hệ thống chính trị, công tác văn thư – lưu trữ của Đảng cũng đòi hỏi phải có bước tiến mới nhằm đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa, bảo đảm an toàn thông tin và khai thác tài liệu hiệu quả. Ngày 07/11/2018, Văn phòng Trung ương Đảng ban hành Hướng dẫn số 40-HD/VPTW về việc số hóa tài liệu tại các cơ quan, tổ chức đảng và tổ chức chính trị – xã hội.
Tải file PDF: Hướng dẫn số 40-HD/VPTW
Hướng dẫn này được ban hành trên cơ sở thực hiện Luật Lưu trữ và Quy định số 270-QĐ/TW của Ban Bí thư, với mục tiêu tạo lập bản sao tài liệu dưới dạng điện tử phục vụ khai thác, sử dụng thay cho tài liệu gốc, đồng thời bảo hiểm và kéo dài tuổi thọ tài liệu gốc.
Theo Hướng dẫn, việc số hóa được áp dụng đối với tài liệu giấy tại văn thư các cơ quan, tổ chức đảng và tại lưu trữ lịch sử của Đảng, không bao gồm tài liệu tuyệt mật, tối mật. Tài liệu số hóa phải đảm bảo tính nguyên trạng về nội dung, hình thức, bố cục; được tổ chức khoa học, đặt tên thống nhất, cập nhật và quản lý tập trung trên cơ sở dữ liệu của Đảng. Đặc biệt, các tài liệu điện tử sau số hóa cần được gắn chữ ký số để chứng thực lưu trữ.
Hướng dẫn cũng đưa ra quy trình kỹ thuật số hóa chi tiết từ khâu lựa chọn tài liệu, quét, xử lý ảnh, đặt tên tệp, cập nhật cơ sở dữ liệu, lưu trữ và phục vụ khai thác. Việc số hóa được thực hiện với yêu cầu cao về thiết bị, độ phân giải, định dạng file (PDF, TIFF…), khả năng phục hồi dữ liệu, và hệ thống lưu trữ điện tử an toàn như SAN, NAS, DAS.
Việc ban hành Hướng dẫn số 40 không chỉ góp phần chuẩn hóa công tác số hóa tài liệu trong toàn hệ thống chính trị mà còn khẳng định quyết tâm hiện đại hóa nền hành chính Đảng, thúc đẩy ứng dụng công nghệ trong quản lý và khai thác tri thức lưu trữ. Đây là một trong những bước đi thiết thực trong tiến trình xây dựng Đảng hiện đại, chính quy và hội nhập.
