Việc sắp xếp đơn vị hành chính hiện nay đang đặt ra yêu cầu cấp thiết về quản lý, lưu trữ và chuyển giao tài liệu hiệu quả. Để đáp ứng yêu cầu này, số hóa tài liệu là giải pháp tối ưu, góp phần bảo đảm an toàn thông tin, thuận tiện trong tra cứu, phục vụ công tác bàn giao, lưu trữ và quản lý. Dưới đây là hướng dẫn tham khảo các bước cơ bản quy trình số hóa tài liệu theo Hướng dẫn 40-HD/VPTW và sửa đổi, bổ sung tại Công văn 14748-CV/VPTW, dành cho các cơ quan Đảng, tổ chức chính trị – xã hội trong quá trình sắp xếp lại đơn vị hành chính.
1. Mục đích và phạm vi số hóa tài liệu
– Mục đích: Tạo bản sao lưu điện tử phục vụ tra cứu, khai thác và bảo hiểm tài liệu gốc.
– Phạm vi: Tài liệu giấy tại bộ phận văn thư – lưu trữ của cơ quan Đảng và các tổ chức chính trị – xã hội. Không số hóa tài liệu Tuyệt mật; đối với tài liệu Mật, Tối mật phải trình cấp thẩm quyền phê duyệt.
2. Quy trình số hóa tài liệu khi sắp xếp đơn vị hành chính
🔹 Bước 1: Chuẩn bị tài liệu
✔ Lựa chọn tài liệu cần số hóa
– Chọn các loại văn bản, hồ sơ tài liệu có giá trị lâu dài;
– Hồ sơ đang khai thác sử dụng thường xuyên; hồ sơ dễ hư hỏng.
– Thực hiện chỉnh lý toàn bộ tài liệu lưu trữ trước khi tiến hành số hóa.
✔ Giao – nhận tài liệu
– Lập biên bản giao nhận, có danh mục tài liệu rõ ràng.
– Kiểm đếm kỹ lưỡng và ký xác nhận giữa các bên.
✔ Xử lý văn bản trước khi quét
– Bóc tách từng tờ nếu đóng quyển.
– Gỡ ghim, kẹp, làm phẳng giấy.
– Với giấy bị ố vàng, rách nhẹ: dùng miếng lót để quét dễ hơn.
🔹 Bước 2: Quét và tạo file
✔ Chọn loại máy Scan phù hợp (nếu có điều kiện):
– Máy quét cuốn (sheet-feed) cho tài liệu tốt.
– Máy quét phẳng (flatbed) cho giấy mỏng, giòn, rách.
✔ Cài đặt máy Scan
Định dạng file:
– Thống nhất dùng định dạng PDF/A đối với văn bản sử dụng.
– Dùng định dạng TIFF đối với tài liệu gốc lưu trữ bảo hiểm lâu dài (1 ảnh = 1 trang).
Thiết lập quét:
– Độ phân giải (dpi): ít nhất 300 dpi, nếu chữ nhỏ hoặc giấy khổ nhỏ thì dùng 600 dpi.
– Chế độ quét màu, độ sâu màu: 24-36 bit, độ nén: Không nén, tỉ lệ: 1:1 hoặc chế độ tự động.
– Bật tính năng ORC (nhận diện chữ từ ảnh quét) để thuận tiện sao chép.
Tiến hành quét: Đảm bảo quét theo đúng thứ tự trang, không để sót hoặc xáo trộn.
🔹 Bước 3: Đặt tên file và lưu trữ
✔ Đặt tên file thống nhất, dễ quản lý:
Với tài liệu đang ở văn thư cơ quan:
MãĐịnhDanh-TênCơQuan-KýHiệuLoạiVănBản-SốVănBản-Năm.pdf
Ví dụ: A38.31-HU-BC-0001-1998.pdfVới tài liệu đã lưu trữ:
MãĐịnhDanh-PhôngSố-MụcLụcSố-ĐơnVịBảoQuản-SốThứTự.pdf
Ví dụ: A38-011-07-0123-001.pdf
📌 Lưu ý:Nếu số chưa đủ ký tự thì thêm số 0 phía trước (VD: 7 → 07). Dấu nối giữa các phần là dấu gạch ngang không cách (-).
✔ Lưu tệp vào thư mục đúng chuẩn
Tên thư mục hồ sơ: theo mã định danh + phông số + mục lục + đơn vị bảo quản.
Ví dụ: A38-011-07-0123
Tên thư mục tài liệu (nếu có): thêm số thứ tự tài liệu vào thư mục hồ sơ.
Ví dụ: A38-011-07-0123-001
🔹 Bước 4: Kiểm tra chất lượng số hóa
– Mở file đã quét để so sánh với bản gốc: Đủ trang? Đúng thứ tự? Hình ảnh rõ nét? Không lệch, mất chữ?
– Nếu sai sót: quét lại và thay file cũ.
🔹 Bước 5: Sao lưu và cập nhật dữ liệu
✔ Sao lưu file số: Sao lưu ra ổ cứng, máy chủ, thiết bị lưu trữ an toàn… Xóa bản quét tạm trong máy tính sau khi sao lưu xong.
✔ Cập nhật cơ sở dữ liệu:
– Ký số xác thực lưu trữ.
– Gắn siêu dữ liệu (metadata) bằng phần mềm để tìm kiếm nhanh: loại văn bản, số hiệu, năm…
⚠️ Đối với văn bản Bí mật nhà nước:
❗1. Không thực hiện số hóa đối với văn bản “Tuyệt mật”.
👌 2. Các trường hợp văn bản Tối mật, Mật được thực hiện số hóa như văn bản thường:
⏳ Văn bản mật không có quyết định giải mật hoặc quyết định gia hạn thì đương nhiên giải mật (20 năm đối với “Tối mật”, 10 năm đối với “Mật”).
🕒 Hết thời hạn mật theo thời gian được ghi cụ thể (ghi trong dấu đầu văn bản).
📤 Văn bản không còn nằm trong danh mục Bí mật nhà nước.
✅ Văn bản đã có quyết định giải mật trước thời hạn đương nhiên giải mật.
Lưu ý: Cần phải đóng dấu giải mật đối với các trường hợp trên. Việc này nhằm đảm bảo tính pháp lý, dễ kiểm soát và tránh nhầm lẫn trong quá trình xử lý văn bản.
🔐 3. Việc số hóa văn bản Tối mật, Mật đang còn hạn:
– Thực hiện các bước như văn bản thường, sau đó thực hiện mã hóa bằng phần mềm của Cơ yếu.
– Trước khi tiến hành số hóa phải thực hiện quy trình xin ý kiến lãnh đạo có thẩm quyền phê duyệt sao chụp một lần cho toàn bộ văn bản mật (không phải phê duyệt từng văn bản).
Trên đây là hướng dẫn tham khảo một số bước cơ bản của quy trình số hóa tài liệu theo Hướng dẫn 40-HD/VPTW và sửa đổi, bổ sung tại Công văn 14748-CV/VPTW, dành cho các cơ quan Đảng, tổ chức chính trị – xã hội.
🙂 Bài này chỉ mang tính tham khảo, mình chia sẻ theo những gì mình biết. Nếu chưa đúng chỗ nào, rất mong mọi người góp ý dưới bình luận nhé. Cảm ơn các bạn ! 🙏
