Ngày 27/5/2026, Văn phòng Trung ương Đảng ban hành Hướng dẫn số 05-HD/VPTW về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng, thay thế Hướng dẫn số 36-HD/VPTW ngày 04/3/2018. Đây là văn bản quan trọng nhằm thống nhất cách trình bày văn bản trong toàn hệ thống các cơ quan Đảng từ Trung ương đến cơ sở, bảo đảm tính chuẩn mực, khoa học và phù hợp với yêu cầu chuyển đổi số hiện nay.
Hướng dẫn 05-HD/VPTW áp dụng cho những đối tượng nào?
Theo quy định, Hướng dẫn số 05-HD/VPTW áp dụng đối với các cấp ủy, tổ chức đảng, cơ quan đảng từ Trung ương đến chi bộ. Nội dung hướng dẫn điều chỉnh cả văn bản giấy và văn bản điện tử của Đảng. Các văn bản chứa bí mật nhà nước vẫn thực hiện theo hướng dẫn này đồng thời phải tuân thủ các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Hướng dẫn không áp dụng đối với các tổ chức hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và các loại văn bản chuyên ngành, văn bản in thành sách hoặc các ấn phẩm khác.
Những nội dung quan trọng của Hướng dẫn 05-HD/VPTW
1. Quy định thống nhất các thành phần thể thức bắt buộc
Hướng dẫn quy định rõ 9 thành phần thể thức bắt buộc trong văn bản của Đảng gồm:
- Tiêu đề “Đảng Cộng sản Việt Nam”.
- Tên cơ quan ban hành văn bản.
- Số và ký hiệu văn bản.
- Địa danh, ngày tháng năm ban hành.
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
- Nội dung văn bản.
- Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký người có thẩm quyền.
- Dấu cơ quan ban hành.
- Nơi nhận văn bản.
Việc quy định chi tiết từng thành phần giúp bảo đảm sự thống nhất trong hệ thống văn bản của Đảng trên phạm vi toàn quốc.
2. Chuẩn hóa cách ghi tên cơ quan ban hành văn bản
Một trong những điểm đáng chú ý là Hướng dẫn 05-HD/VPTW quy định rất cụ thể cách ghi tên cơ quan ban hành đối với:
- Đại hội đảng các cấp.
- Ban Chấp hành, Ban Thường vụ.
- Đảng ủy các cấp.
- Chi bộ.
- Các cơ quan tham mưu, giúp việc.
- Các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng.
- Văn bản liên cơ quan.
Điều này giúp khắc phục tình trạng ghi tên cơ quan chưa thống nhất như trước đây.
3. Hướng dẫn chi tiết số và ký hiệu văn bản
Hướng dẫn mới quy định cụ thể nguyên tắc đánh số văn bản theo nhiệm kỳ cấp ủy, đồng thời thống nhất ký hiệu của các loại văn bản như:
- NQ: Nghị quyết.
- CT: Chỉ thị.
- KL: Kết luận.
- BC: Báo cáo.
- QC: Quy chế.
- QĐ: Quyết định, Quy định.
- CTr: Chương trình.
- TTr: Tờ trình.
Đặc biệt, nhiều ký hiệu cơ quan được chuẩn hóa như:
- UBKT: Ủy ban Kiểm tra.
- BTGDV: Ban Tuyên giáo và Dân vận.
- BXDĐ: Ban Xây dựng Đảng.
- ĐU: Đảng ủy.
- CB: Chi bộ.
Đây là nội dung rất thiết thực đối với cán bộ văn phòng, văn thư và người trực tiếp tham mưu soạn thảo văn bản.
4. Quy định rõ về chữ ký và thẩm quyền ký văn bản
Hướng dẫn 05-HD/VPTW dành một phần lớn để quy định về:
- Ký thay mặt (T/M).
- Ký thay (K/T).
- Thừa lệnh (T/L).
- Quyền cấp trưởng.
- Ký văn bản của cấp ủy, chi bộ, ban chỉ đạo, hội đồng, cơ quan chuyên trách tham mưu giúp việc.
Đây là căn cứ quan trọng giúp các cơ quan, đơn vị thực hiện đúng thẩm quyền, tránh sai sót trong quá trình phát hành văn bản.
5. Bổ sung quy định về văn bản điện tử và chữ ký số
Phù hợp với yêu cầu chuyển đổi số trong các cơ quan Đảng, Hướng dẫn quy định:
- Chữ ký số cá nhân sử dụng định dạng PNG nền trong suốt.
- Chữ ký số của cơ quan là hình ảnh con dấu màu đỏ, đúng kích thước thực tế.
- Quy định việc sao văn bản từ giấy sang điện tử và ngược lại.
- Hướng dẫn trình bày chữ ký số trên văn bản điện tử.
Đây là bước hoàn thiện quan trọng trong quá trình xây dựng môi trường làm việc điện tử trong các cơ quan Đảng.
6. Quy định thống nhất về định dạng văn bản
Hướng dẫn quy định cụ thể:
- Sử dụng phông chữ Times New Roman.
- Bộ mã Unicode theo TCVN 6909:2001.
- Khổ giấy A4.
- Lề trên 20 mm.
- Lề dưới 20 mm.
- Lề trái 30 mm.
- Lề phải 15 mm.
- Số trang đặt giữa đầu trang và không hiển thị ở trang đầu tiên.
Những quy định này giúp văn bản của Đảng có hình thức thống nhất, chuyên nghiệp và thuận lợi trong lưu trữ điện tử.
Hướng dẫn 05-HD/VPTW thay thế những văn bản nào?
Theo quy định, Hướng dẫn số 05-HD/VPTW có hiệu lực kể từ ngày ký và:
- Thay thế Hướng dẫn số 36-HD/VPTW ngày 04/3/2018.
- Bãi bỏ Công văn số 5053-CV/VPTW ngày 11/3/2019.
- Bãi bỏ Công văn số 3294-CV/VPTW ngày 11/3/2019 liên quan đến việc ghi số, ký hiệu văn bản đối với tên loại Quy định.
Ý nghĩa của Hướng dẫn 05-HD/VPTW đối với công tác văn phòng cấp ủy
Hướng dẫn 05-HD/VPTW không chỉ giúp thống nhất thể thức văn bản trong toàn hệ thống chính trị mà còn tạo cơ sở pháp lý quan trọng cho việc triển khai lưu trữ số và quản lý văn bản hiện đại.
Đối với đội ngũ cán bộ văn phòng cấp ủy, văn thư, cán bộ tham mưu tổng hợp, đây là tài liệu bắt buộc cần nghiên cứu kỹ để bảo đảm các văn bản ban hành đúng thể thức, đúng thẩm quyền và đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, chuyển đổi số trong giai đoạn mới.
Hướng dẫn số 05-HD/VPTW ngày 27/5/2026 của Văn phòng Trung ương Đảng là văn bản quan trọng, tạo sự thống nhất trong công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản của Đảng từ Trung ương đến cơ sở. Việc nắm vững và thực hiện đúng các quy định trong hướng dẫn sẽ góp phần nâng cao chất lượng công tác văn phòng cấp ủy, bảo đảm tính chính xác, chuyên nghiệp và hiện đại trong hoạt động của các cơ quan Đảng.
